A organização e classificação correta dos arquivos são etapas essenciais na montagem de arquivos para produção, garantindo que todos os materiais estejam prontos para serem utilizados na impressão ou em outros processos produtivos. A padronização desse processo facilita o trabalho dos setores envolvidos e reduz o risco de erros durante a produção.
Boas práticas de organização de arquivos
- Nomeação de arquivos: Todos os arquivos devem ser nomeados de forma padronizada, contendo informações como o nome do cliente, tipo de produto e data de criação. Exemplo:
Cliente_Produto_Data. - Estrutura de pastas: Utilizar uma estrutura de pastas organizada por cliente, tipo de produto e data, garantindo que os arquivos possam ser facilmente localizados.
- Versões de arquivos: Sempre que houver ajustes ou revisões, salvar uma nova versão do arquivo, indicando o número do pedido. Exemplo:
17450. - Arquivamento: Após a finalização do pedido, os arquivos devem ser arquivados em uma pasta específica de históricos, com todas as versões mantidas para referência futura.
Manter os arquivos organizados e bem classificados garante maior eficiência no fluxo de trabalho e evita retrabalhos, contribuindo diretamente para a qualidade e a agilidade na produção.